I. Povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit právo zaměstnance na stravné vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodl-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem na jiné době). Dokud zaměstnanec nesplní svou povinnost předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování stravného (k určení výše stravného), není zaměstnavatel povinen provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit právo zaměstnance na stravné.

Lhůta 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu stanovená zaměstnanci k předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnavateli je lhůtou pořádkovou, jejíž nedodržení neznamená zánik této povinnosti zaměstnance ani zánik práva zaměstnance na cestovní náhradu.

II. Právními předpisy není stanoveno, jaké konkrétní písemné doklady k vyúčtování cestovních náhrad je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. V ustanovení § 183 odst. 3 zák. práce je uvedeno, že jimi mají být písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. Bude se jednat zejména o příslušné účetní doklady prokazující oprávněnost požadovaných náhrad, avšak zaměstnanec současně musí zaměstnavateli sdělit i další údaje podstatné pro určení výše cestovních náhrad. Ve vztahu ke stravnému zaměstnanec musí zaměstnavateli sdělit zejména dobu trvání pracovní cesty (kdy pracovní cesta začala a kdy skončila). Pro určení výše stravného je podstatná též skutečnost, že bylo zaměstnanci během pracovní doby poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá.

Ke splnění povinnosti zaměstnance předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad lze využít například běžně dostupné tiskopisy (zpravidla označené jako „cestovní příkaz“); zaměstnanec (popřípadě zaměstnavatel) však může za účelem splnění uvedené povinnosti zvolit (stanovit) i jakoukoli jinou podobu této písemnosti.

podle rozsudku Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 21 Cdo 3227/2018, ze dne 10. 1. 2019 / číst více /