Whistleblowing v praxi: ochrana oznamovatelů a vnitřní oznamovací systém

Proč whistleblowing nelze podceňovat

Whistleblowing přestal být módním pojmem z anglosaského světa a stal se tvrdou právní povinností. Zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (transpozice směrnice EU 2019/1937), zavádí pro tisíce českých firem nový soubor povinností: zřídit vnitřní oznamovací systém, jmenovat příslušnou osobu, dodržovat zákonné lhůty a — což bývá nejvíce podceňováno — chránit oznamovatele před jakýmkoliv odvetným opatřením.

Riziko není teoretické. Kontrolu vykonává Ministerstvo spravedlnosti a za nesplnění povinností hrozí pokuta až 1 000 000 Kč, v některých případech podle obratu. Pokud navíc proti oznamovateli zakročíte (např. výpovědí, snížením odměny, přeřazením), vystavujete se nejen sankci, ale i soudnímu sporu o neplatnost takového jednání a náhradu újmy. Reputační dopad odhalené „pomsty" na oznamovatele bývá pro firmu fatálnější než samotná pokuta.

Koho se povinnost týká: prahy počtu zaměstnanců

Klíčovým kritériem je počet zaměstnanců. Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (VOS) dopadá na zaměstnavatele, kteří k 1. lednu daného kalendářního roku zaměstnávají nejméně 50 zaměstnanců.

Pozor na specifika:

• 50–249 zaměstnanců – mohou vnitřní oznamovací systém sdílet v rámci skupiny nebo s jiným povinným subjektem. Větší subjekty (250+) tuto výhodu nemají a musí mít vlastní systém.
• Bez ohledu na počet zaměstnanců povinnost dopadá na vybrané subjekty podle předmětu činnosti – typicky subjekty v oblasti finančních služeb, předcházení praní špinavých peněz (AML), kapitálového trhu apod.
• Veřejní zadavatelé a orgány veřejné moci mají povinnost zpravidla bez ohledu na počet zaměstnanců (s úlevami pro nejmenší obce).

Pro počítání počtu zaměstnanců je rozhodující stav fyzických osob v pracovním poměru; metodiku je vhodné konzultovat, zejména u sezónních provozů a agenturních zaměstnanců.

Co lze oznamovat a kdo je chráněn

Oznamovatelem je fyzická osoba, která se v souvislosti s prací (i v širším smyslu – uchazeč, stážista, OSVČ, dodavatel, člen orgánu) dozví o možném protiprávním jednání. Chráněna jsou oznámení o jednání, které:

• má znaky trestného činu,
• má znaky přestupku s horní hranicí pokuty alespoň 100 000 Kč,
• porušuje samotný zákon o ochraně oznamovatelů,
• porušuje právní předpis nebo předpis EU v oblastech vyjmenovaných zákonem (daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti, ochrana spotřebitele, bezpečnost potravin, životní prostředí, ochrana osobních údajů, veřejné zakázky, hospodářská soutěž a další).

Důležité je, že ochrana svědčí i tomu, kdo oznámení učiní v dobré víře – tedy měl rozumný důvod se domnívat, že jeho informace jsou pravdivé. Naopak vědomě nepravdivé oznámení chráněno není a může zakládat odpovědnost oznamovatele.

Vnitřní oznamovací systém: technické a organizační požadavky

VOS musí umožnit podat oznámení písemně i ústně, a na žádost oznamovatele i osobně (zpravidla do 14 dnů). V praxi to znamená kombinaci kanálů:

Kanál	Praktická realizace
Elektronicky	Zabezpečený webový formulář, dedikovaná e-mailová schránka
Telefonicky / hlasově	Záznamník nebo přepis hovoru se souhlasem
Písemně listinně	Fyzická schránka / poštovní adresa
Osobně	Schůzka s příslušnou osobou na žádost

Systém musí být dostupný všem zaměstnancům a informace o něm (kdo je příslušná osoba, jakými kanály oznamovat) musí být uveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup – tedy typicky na webu firmy. Tato povinnost informovat zaměstnance koresponduje s obecnou informační povinností zaměstnavatele vůči zaměstnancům (§ 279§ 279 § 279(1) Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance o a) ekonomické a finanční situaci zaměstnavatele a jejím pravděpodobném vývoji, b) činnosti zaměstnavatele, jejím pravděpodobném vývoji, jejích důsledcích na životní prostředí a jeho ekologických opatřeních, c) právním postavení zaměstnavatele a jeho změnách, vnitřní…Oficiální znění ↗) a respektuje ochranu soukromí na pracovišti (§ 316§ 316 OCHRANA MAJETKOVÝCH ZÁJMŮ ZAMĚSTNAVATELE A OCHRANA OSOBNÍCH PRÁV ZAMĚSTNANCE(1) Zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování zákazu podle věty první je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat. (2) Zaměstnavatel nesmí bez závažného…Oficiální znění ↗).

Naprostou prioritou je důvěrnost a ochrana totožnosti oznamovatele. Přístup k oznámení smí mít výhradně příslušná osoba. To navazuje i na obecný princip mlčenlivosti o citlivých informacích, který zná i zákoník práce (srov. § 276§ 276 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ(1) Zaměstnanci v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 mají právo na informace a projednání. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo, nepůsobí-li u něj odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen "zástupci zaměs…Oficiální znění ↗ odst. 3 o důvěrných informacích a § 303§ 303 § 303(1) Zaměstnanci a) ve správních úřadech, b) zaměstnanci v 1. Policii České republiky, 2. ozbrojených silách České republiky83), 3. Generální inspekci bezpečnostních sborů, 4. Bezpečnostní informační službě, 5. Úřadu pro zahraniční styky a informace, 6. Vězeňské službě České republiky, 7. Probační a mediační službě, 8. …Oficiální znění ↗ odst. 2 písm. b) o mlčenlivosti).

Příslušná osoba: srdce celého systému

Zaměstnavatel musí určit příslušnou osobu – nemusí jít o zaměstnance, lze využít externí subjekt (typicky advokátní kancelář), což je výhodné z hlediska nezávislosti a důvěry. Příslušná osoba musí být:

• bezúhonná, zletilá a plně svéprávná,
• nestranná při výkonu své činnosti,
• vázaná mlčenlivostí (i vůči zaměstnavateli ohledně totožnosti oznamovatele bez jeho souhlasu).

Klíčová je nezávislost: příslušná osoba nesmí být za řádný výkon své role nijem postihována. Externí příslušná osoba (advokát) navíc přináší výhodu profesní mlčenlivosti a odstupu od interních vazeb, což zvyšuje důvěryhodnost systému v očích zaměstnanců.

Lhůty, které nesmíte propásnout

Lhůty jsou v zákoně nastaveny přísně a jejich nedodržení je častým terčem kontroly:

• 7 dnů – příslušná osoba musí oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení.
• 30 dnů – lhůta pro posouzení důvodnosti oznámení a vyrozumění oznamovatele o výsledku. Lhůtu lze prodloužit, a to dvakrát o 30 dnů (celkem tedy max. 90 dnů) u skutkově nebo právně složitých případů; o prodloužení a jeho důvodech musí být oznamovatel informován.
• 5 let – doba, po kterou je nutné uchovávat oznámení a dokumentaci o něm.

O každém kroku je třeba vést záznam tak, aby firma byla schopna při kontrole prokázat řádné vyřízení.

Zákaz odvetných opatření – nejcitlivější oblast

Oznamovatele (a další chráněné osoby, např. kolegy, kteří mu pomohli, či jeho blízké) nelze vystavit odvetnému opatření. Zákon demonstrativně uvádí mimo jiné:

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení smlouvy na dobu určitou,
• snížení mzdy/odměny, nepřiznání osobního příplatku,
• přeřazení na jinou práci, změna pracovní doby, neumožnění postupu,
• negativní hodnocení, šikana, diskriminace,
• ukončení dodavatelského vztahu.

Mimořádně důležité je přenesení důkazního břemene: pokud oznamovatel tvrdí, že utrpěl újmu v důsledku odvetného opatření, musí zaměstnavatel prokázat, že opatření nesouviselo s oznámením. To výrazně mění pozici firmy v případném sporu. Praktickým doporučením je proto dokumentovat věcné důvody každého personálního kroku vůči osobě, která někdy podala oznámení.

Tato ochrana se přitom doplňuje se zásadou, že zástupci zaměstnanců a osoby aktivní v ochraně pracovních podmínek nesmějí být znevýhodněni (srov. § 276§ 276 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ(1) Zaměstnanci v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 mají právo na informace a projednání. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo, nepůsobí-li u něj odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen "zástupci zaměs…Oficiální znění ↗ odst. 2, § 108§ 108 § 108(1) Zaměstnanci nesmějí být zbaveni práva účastnit se na řešení otázek souvisejících s bezpečností a ochranou zdraví při práci prostřednictvím odborové organizace a zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. (2) Zaměstnavatel je povinen odborové organizaci a zástupci pro oblast bezpečnosti a ochrany zd…Oficiální znění ↗ odst. 1 v oblasti BOZP, kde má zaměstnanec rovněž právo upozorňovat na nedostatky dle § 106§ 106 Povinnosti zaměstnavatele při pracovních úrazech a nemocech z povolání(1) Zaměstnanec má právo na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, na informace o rizicích jeho práce a na informace o opatřeních na ochranu před jejich působením; informace musí být pro zaměstnance srozumitelná. (2) Zaměstnanec je oprávněn odmítnout výkon práce, o níž má důvodně za to, že bezprostředně a zá…Oficiální znění ↗).

Sankce za pochybení

Přestupky vykonává a sankcionuje Ministerstvo spravedlnosti. Pokuty se odstupňují podle závažnosti:

• až 1 000 000 Kč – např. nezavedení VOS, znemožnění podání oznámení, porušení zákazu odvetných opatření,
• nižší pokuty – za dílčí pochybení příslušné osoby (porušení mlčenlivosti, nedodržení lhůt, nezveřejnění informací).

K finanční sankci se přidává civilní odpovědnost za újmu způsobenou odvetným opatřením a reputační riziko, které u zaměstnavatele bývá nejdražší.

Jak nastavit systém správně: praktický postup

1. Posuďte, zda jste povinný subjekt (práh 50 zaměstnanců k 1. 1., případně bez ohledu na počet podle činnosti).
2. Vyberte příslušnou osobu – interní vs. externí (advokát zvyšuje důvěru a chrání profesní mlčenlivostí).
3. Zaveďte oznamovací kanály – elektronický formulář, e-mail, telefon, možnost osobní schůzky.
4. Vypracujte vnitřní směrnici – definice oznámení, postup, lhůty, ochrana totožnosti, evidence, archivace 5 let.
5. Zveřejněte informace o systému dálkovým přístupem a proškolte zaměstnance.
6. Nastavte evidenci a dokumentaci kroků, abyste obstáli při kontrole i v případném sporu o odvetu.
7. Sladěte to s GDPR – zpracování osobních údajů oznamovatele i dotčených osob musí mít právní základ a minimalizaci.

Nejčastější chyby v praxi: formálně existující, ale nedostupný kanál; příslušná osoba ve střetu zájmů; chybějící lhůtová evidence; a zejména unáhlené personální kroky vůči oznamovateli bez doložitelného věcného důvodu.

Jak vám pomůžeme / Další krok

Whistleblowing není „papír do šuplíku" – je to živý proces, jehož selhání se přímo promítá do pokut a soudních sporů. V Legal Partners nastavujeme vnitřní oznamovací systémy na klíč: od posouzení, zda jste povinný subjekt, přes vypracování směrnice a zavedení kanálů až po výkon role externí příslušné osoby s ochranou advokátní mlčenlivostí.

Sjednejte si nezávaznou konzultaci zdarma s advokátem Legal Partners. Projdeme váš konkrétní případ, vyhodnotíme rizika podle systému řízení rizik QUADMOND™ a navrhneme řešení, které vás ochrání před pokutami i odvetnými spory. Ozvěte se nám — první krok k bezpečnému whistleblowingu vás nic nestojí.