Elektronický podpis pracovněprávních dokumentů: co platí v roce 2024

Stručná odpověď

Český právní rámec je dnes dvojkolejný:

• Dvoustranné smlouvy a dohody (pracovní smlouva, DPP, DPČ, jejich změny, dohoda o rozvázání poměru) lze uzavřít elektronicky a podepsat i prostým elektronickým podpisem. Zákon zde zvláštní úroveň podpisu nestanoví.
• Jednostranné „důležité" dokumenty podle § 334§ 334 DORUČOVÁNÍPři doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a), a při doručování odvolání z pracovního mís…Oficiální znění ↗ zákoníku práce (výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době, odvolání z vedoucího místa, mzdový/platový výměr) musí zaměstnavatel při elektronickém doručování podepsat uznávaným elektronickým podpisem (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 4).

Pro právní jistotu se však i u dovolených dokumentů doporučuje použít alespoň zaručený, ideálně kvalifikovaný podpis.

Písemná forma a elektronický podpis

Pracovní smlouva, dohoda o rozvázání poměru, výpověď, okamžité zrušení i DPP/DPČ musí být ze zákona písemné (§ 34§ 34 § 34(1) Pracovní smlouva musí obsahovat a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat, b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písmene a) vykonávána, c) den nástupu do práce. (2) Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně. (3) Nenastoupí-li zaměstnanec ve sjednaný den do práce, an…Oficiální znění ↗, § 49§ 49 Dohoda(1) Dohodnou-li se zaměstnavatel a zaměstnanec na rozvázání pracovního poměru, končí pracovní poměr sjednaným dnem. (2) Dohoda o rozvázání pracovního poměru musí být písemná. (3) Každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení dohody o rozvázání pracovního poměru.Oficiální znění ↗, § 50§ 50 Výpověď(1) Výpověď z pracovního poměru musí být písemná, jinak se k ní nepřihlíží. (2) Zaměstnavatel může dát zaměstnanci výpověď jen z důvodu výslovně stanoveného v § 52. (3) Zaměstnanec může dát zaměstnavateli výpověď z jakéhokoli důvodu nebo bez uvedení důvodu. (4) Dá-li zaměstnavatel zaměstnanci výpověď (§ 52), musí důvod…Oficiální znění ↗, § 60§ 60 § 60V okamžitém zrušení pracovního poměru musí zaměstnavatel i zaměstnanec skutkově vymezit jeho důvod tak, aby jej nebylo možno zaměnit s jiným. Uvedený důvod nesmí být dodatečně měněn. Okamžité zrušení pracovního poměru musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží.Oficiální znění ↗, § 77§ 77 Dohoda o pracovní činnosti(1) Dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti musí být uzavřena písemně; jedno vyhotovení této dohody zaměstnavatel vydá zaměstnanci. (2) Není-li v tomto zákoně stanoveno jinak, vztahují se na právní vztah založený dohodou o provedení práce a dohodou o pracovní činnosti ustanovení o pracovním poměru s výjim…Oficiální znění ↗ zákoníku práce). Písemná forma je přitom zachována i u jednání učiněného elektronicky, pokud umožňuje zachycení obsahu právního jednání a určení jednající osoby (§ 562§ 562 občanského zákoníku). K platnosti písemného jednání se vyžaduje podpis; způsob elektronického podepsání stanoví zvláštní předpis (§ 561§ 561 občanského zákoníku).

Tři úrovně elektronického podpisu

Podle nařízení eIDAS a zákona č. 297/2016 Sb. se rozlišují:

Typ podpisu	Charakteristika
Prostý elektronický podpis	Např. jméno v e-mailu, naskenovaný podpis; nejnižší průkaznost
Zaručený podpis na kvalifikovaném certifikátu	Spolu s kvalifikovaným tvoří tzv. uznávaný elektronický podpis (§ 6§ 6 odst. 2 zák. č. 297/2016 Sb.)
Kvalifikovaný elektronický podpis	Nejvyšší úroveň; jako jediný má v celé EU stejnou váhu jako vlastnoruční podpis

Uzavírání smluv elektronicky (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗)

Novela účinná od 1. 10. 2023 výslovně zakotvila elektronické uzavírání pracovní smlouvy, DPP, DPČ a jejich změn i dohod podle § 49§ 49 Dohoda(1) Dohodnou-li se zaměstnavatel a zaměstnanec na rozvázání pracovního poměru, končí pracovní poměr sjednaným dnem. (2) Dohoda o rozvázání pracovního poměru musí být písemná. (3) Každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení dohody o rozvázání pracovního poměru.Oficiální znění ↗. Platí dvě klíčová pravidla:

• Soukromá adresa. Dokument musí zaměstnavatel zaslat na elektronickou adresu zaměstnance, která není v jeho dispozici (tedy nikoli na firemní e-mail) a kterou zaměstnanec písemně sdělil (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 1).
• Právo odstoupit. Zaměstnanec má právo do 7 dnů ode dne dodání vyhotovení písemně odstoupit, dokud nezačal s plněním (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 2).

Pro samotný podpis těchto dokumentů zákon zvláštní úroveň nestanoví – teoreticky tedy stačí i prostý elektronický podpis nebo sken rukou podepsaného dokumentu.

Doručování „důležitých" dokumentů (§ 334§ 334 DORUČOVÁNÍPři doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a), a při doručování odvolání z pracovního mís…Oficiální znění ↗ a § 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗)

U dokumentů podle § 334§ 334 DORUČOVÁNÍPři doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a), a při doručování odvolání z pracovního mís…Oficiální znění ↗ platí přísnější režim:

1. Elektronicky lze doručit jen tehdy, dal-li zaměstnanec souhlas v samostatném písemném prohlášení s uvedením soukromé elektronické adresy; souhlas lze kdykoli odvolat (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 1).
2. Písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 4).
3. Uplatní se 15denní fikce doručení (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 2).

Datová schránka jako bezpečná alternativa

Doručování do datové schránky zaměstnance (§ 336§ 336 Doručování zaměstnavatelem do datové schránky zaměstnance(1) Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil. Písemnost může být doručena také tomu, koho zaměstnanec k přijetí písemnosti určil na základě písemné plné moci s úředně ov…Oficiální znění ↗) nevyžaduje zvláštní souhlas zaměstnance ani elektronický podpis. Jde proto často o nejjistější cestu u jednostranných úkonů.

Co říká judikatura

• NS 21 Cdo 3411/2014Judikatura – elektronicky zaslaná nabídka zaměstnavatele bez podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu nezaložila platnou pracovněprávní smlouvu.
• NS 31 Cdo 1570/2015Judikatura – tam, kde zákon podpis nevyžaduje, může e-mail bez podpisu obstát (případ reklamace).
• NS 23 Cdo 1204/2024Judikatura – jako otevřená otázka zůstává, zda samotné uvedení jména na konci e-mailu splňuje požadavky elektronického podpisu a zajišťuje identifikaci jednající osoby.
• NSS 9 Af 17/2019 – u soukromoprávního jednání lze akceptovat i prosté uvedení jména a „odkliknutí" potvrzení, jestliže lze určit jednající osobu; pokud to možné není, písemná forma zachována není.

Klíčové je, že průkaznost prostého podpisu zůstává judikaturně ne zcela vyjasněná. Použití naskenovaného nebo biometrického podpisu je proto z hlediska sporu o pravost rizikové.

Praktická doporučení

1. Rozlišujte typ dokumentu. U dvoustranných smluv a dohod (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗) stačí i prostý podpis či sken; u jednostranných „důležitých" písemností (§ 334§ 334 DORUČOVÁNÍPři doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a), a při doručování odvolání z pracovního mís…Oficiální znění ↗) doručovaných elektronicky je nutný uznávaný elektronický podpis (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 4).
2. Doručujte na soukromou adresu mimo dispozici zaměstnavatele (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 1, § 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 1).
3. Souhlas s elektronickým doručováním podle § 334§ 334 DORUČOVÁNÍPři doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a), a při doručování odvolání z pracovního mís…Oficiální znění ↗ musí být samostatný (ne součást pracovní smlouvy) a odvolatelný (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 1).
4. Hlídejte lhůty: 7denní právo odstoupit (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 2), 15denní fikce doručení (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗ odst. 2), 2měsíční lhůta pro žalobu na neplatnost rozvázání poměru (§ 72§ 72 § 72Neplatnost rozvázání pracovního poměru výpovědí, okamžitým zrušením, zrušením ve zkušební době nebo dohodou může jak zaměstnavatel, tak i zaměstnanec uplatnit u soudu nejpozději ve lhůtě 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit tímto rozvázáním.Oficiální znění ↗).
5. Preferujte vyšší úroveň podpisu. I u dovolených dokumentů volte alespoň zaručený, ideálně kvalifikovaný podpis.

Časté chyby

• Doručení výpovědi či mzdového výměru na firemní e-mail zaměstnance – nesplňuje podmínku soukromé adresy.
• Zahrnutí souhlasu s elektronickým doručováním přímo do pracovní smlouvy místo samostatného prohlášení.
• Spoléhání na prostý podpis u jednostranných rozvazovacích úkonů – při nedodržení formy se k jednání nepřihlíží (§ 50§ 50 Výpověď(1) Výpověď z pracovního poměru musí být písemná, jinak se k ní nepřihlíží. (2) Zaměstnavatel může dát zaměstnanci výpověď jen z důvodu výslovně stanoveného v § 52. (3) Zaměstnanec může dát zaměstnavateli výpověď z jakéhokoli důvodu nebo bez uvedení důvodu. (4) Dá-li zaměstnavatel zaměstnanci výpověď (§ 52), musí důvod…Oficiální znění ↗, § 60§ 60 § 60V okamžitém zrušení pracovního poměru musí zaměstnavatel i zaměstnanec skutkově vymezit jeho důvod tak, aby jej nebylo možno zaměnit s jiným. Uvedený důvod nesmí být dodatečně měněn. Okamžité zrušení pracovního poměru musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží.Oficiální znění ↗).
• Opomenutí, že u smluv chrání § 20§ 20 § 20Nebylo-li právní jednání učiněno ve formě, kterou vyžaduje tento zákon, a bylo-li již započato s plněním, není možné se neplatnosti tohoto jednání dovolat u těch jednání, jimiž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah.Oficiální znění ↗ (po započetí plnění už nelze namítat neplatnost základního pracovněprávního vztahu) – u rozvázání poměru taková ochrana neplatí.