Informační povinnost zaměstnavatele: jak informovat zaměstnance o jejich právech

Stručná odpověď

Informační povinnost zaměstnavatele stojí na čtyřech pilířích:

1. Před uzavřením smlouvy – seznámení s právy, povinnostmi a pracovními podmínkami (§ 31§ 31 § 31Před uzavřením pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen seznámit fyzickou osobu s právy a povinnostmi, které by pro ni z pracovní smlouvy, popřípadě ze jmenování na pracovní místo vyplynuly, a s pracovními podmínkami a podmínkami odměňování, za nichž má práci konat, a povinnostmi, které vyplývají ze zvláštních právníc…Oficiální znění ↗).
2. Písemná informace o obsahu pracovního poměru do 7 dnů od jeho vzniku (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗).
3. Seznámení s vnitřními předpisy, kolektivní smlouvou a BOZP při nástupu (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 5, § 103§ 103 POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE, PRÁVA A POVINNOSTI ZAMĚSTNANCE(1) Zaměstnavatel je povinen a) nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti, b) informovat zaměstnance o tom, do jaké kategorie byla jím vykonávaná práce zařazena; kategorizaci prací upravuje zvláštní právní předpis32), c) za…Oficiální znění ↗).
4. Kolektivní informování zaměstnanců nebo jejich zástupců o chodu zaměstnavatele (§ 279§ 279 § 279(1) Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance o a) ekonomické a finanční situaci zaměstnavatele a jejím pravděpodobném vývoji, b) činnosti zaměstnavatele, jejím pravděpodobném vývoji, jejích důsledcích na životní prostředí a jeho ekologických opatřeních, c) právním postavení zaměstnavatele a jeho změnách, vnitřní…Oficiální znění ↗, § 276§ 276 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ(1) Zaměstnanci v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 mají právo na informace a projednání. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo, nepůsobí-li u něj odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen "zástupci zaměs…Oficiální znění ↗).

Informaci lze podat i elektronicky, pokud si ji zaměstnanec může uložit a vytisknout a zaměstnavatel uschová doklad o předání (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 4).

Před uzavřením pracovní smlouvy (§ 31§ 31 § 31Před uzavřením pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen seznámit fyzickou osobu s právy a povinnostmi, které by pro ni z pracovní smlouvy, popřípadě ze jmenování na pracovní místo vyplynuly, a s pracovními podmínkami a podmínkami odměňování, za nichž má práci konat, a povinnostmi, které vyplývají ze zvláštních právníc…Oficiální znění ↗)

Ještě před vznikem pracovního poměru je zaměstnavatel povinen seznámit uchazeče s právy a povinnostmi, které by pro něj ze smlouvy (popř. jmenování) vyplynuly, s pracovními podmínkami, podmínkami odměňování a s povinnostmi vyplývajícími ze zvláštních předpisů vztahujících se k dané práci (§ 31§ 31 § 31Před uzavřením pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen seznámit fyzickou osobu s právy a povinnostmi, které by pro ni z pracovní smlouvy, popřípadě ze jmenování na pracovní místo vyplynuly, a s pracovními podmínkami a podmínkami odměňování, za nichž má práci konat, a povinnostmi, které vyplývají ze zvláštních právníc…Oficiální znění ↗).

Písemná informace o obsahu pracovního poměru (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗)

Pokud následující údaje neobsahuje sama pracovní smlouva, musí o nich zaměstnavatel zaměstnance písemně informovat (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 1):

• název/sídlo, resp. jméno a adresa zaměstnavatele;
• bližší označení druhu a místa výkonu práce;
• výměra dovolené a způsob určování její délky;
• doba trvání a podmínky zkušební doby, je-li sjednána;
• postup při rozvazování pracovního poměru a běh a délka výpovědní doby;
• odborný rozvoj, pokud jej zaměstnavatel zabezpečuje;
• týdenní pracovní doba, způsob rozvržení a rozsah práce přesčas;
• minimální odpočinky a přestávky v práci;
• mzda/plat, způsob odměňování, splatnost, termín, místo a způsob výplaty;
• kolektivní smlouvy upravující pracovní podmínky;
• orgán sociálního zabezpečení, kam se odvádí pojistné.

Lhůta a forma

Po novele zákoníku práce (účinné od 1. 10. 2023) musí zaměstnavatel zaměstnance písemně informovat o obsahu pracovního poměru nejdéle do 7 dnů od jeho vzniku. Jde o významné zkrácení původní 30denní lhůty.

Možnost odkazu na předpis

Část informací (písm. c) až i) a k) v § 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 1) lze nahradit odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 2). To snižuje administrativu, ale jen za podmínky, že odkazované dokumenty jsou zaměstnanci skutečně přístupné.

Změny

O změnách těchto údajů musí zaměstnavatel informovat písemně bez zbytečného odkladu, nejpozději v den, kdy změna nabývá účinnosti; netýká se to změn právních předpisů, kolektivních smluv a vnitřních předpisů (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 3). Při změnách pracovního poměru se § 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ použije přiměřeně (§ 40§ 40 ZMĚNY PRACOVNÍHO POMĚRU(1) Obsah pracovního poměru je možné změnit jen tehdy, dohodnou-li se zaměstnavatel a zaměstnanec na jeho změně. Za změnu pracovního poměru se považuje také jmenování na vedoucí pracovní místo podle § 33 odst. 3, k němuž dojde po vzniku pracovního poměru. (2) Konat práce jiného druhu nebo v jiném místě, než byly sjedná…Oficiální znění ↗ odst. 3).

Elektronická forma

Informování může proběhnout i elektronicky. Informace musí být přístupná tak, aby si ji zaměstnanec mohl uložit a vytisknout, a zaměstnavatel je povinen uschovat doklad o předání (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 4). Pro tzv. fikci doručení (po 10 dnech) je u pracovního poměru zpravidla potřeba předchozí písemný souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním.

Výjimka u krátkých poměrů

Povinnost písemně informovat se nevztahuje na pracovní poměr na dobu kratší než 1 měsíc.

Seznámení při nástupu (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 5)

Při nástupu musí být zaměstnanec seznámen s pracovním řádem, s právními a ostatními předpisy k zajištění BOZP, s kolektivní smlouvou a s vnitřními předpisy (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 5).

BOZP a další informace (§ 103§ 103 POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE, PRÁVA A POVINNOSTI ZAMĚSTNANCE(1) Zaměstnavatel je povinen a) nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti, b) informovat zaměstnance o tom, do jaké kategorie byla jím vykonávaná práce zařazena; kategorizaci prací upravuje zvláštní právní předpis32), c) za…Oficiální znění ↗)

Zaměstnavatel mimo jiné informuje zaměstnance o zařazení práce do kategorie, o poskytovateli pracovnělékařských služeb, poskytuje informace a pokyny o rizicích a opatřeních na ochranu zdraví a zajišťuje školení o předpisech BOZP při nástupu i při změnách (§ 103§ 103 POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE, PRÁVA A POVINNOSTI ZAMĚSTNANCE(1) Zaměstnavatel je povinen a) nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti, b) informovat zaměstnance o tom, do jaké kategorie byla jím vykonávaná práce zařazena; kategorizaci prací upravuje zvláštní právní předpis32), c) za…Oficiální znění ↗ odst. 1 a 2).

Kolektivní informování (§ 276§ 276 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ(1) Zaměstnanci v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 mají právo na informace a projednání. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo, nepůsobí-li u něj odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen "zástupci zaměs…Oficiální znění ↗ a § 279§ 279 § 279(1) Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance o a) ekonomické a finanční situaci zaměstnavatele a jejím pravděpodobném vývoji, b) činnosti zaměstnavatele, jejím pravděpodobném vývoji, jejích důsledcích na životní prostředí a jeho ekologických opatřeních, c) právním postavení zaměstnavatele a jeho změnách, vnitřní…Oficiální znění ↗)

Zaměstnanci mají právo na informace a projednání. Nepůsobí-li u zaměstnavatele zástupci zaměstnanců, je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo (§ 276§ 276 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ(1) Zaměstnanci v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 mají právo na informace a projednání. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo, nepůsobí-li u něj odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen "zástupci zaměs…Oficiální znění ↗ odst. 1). Okruh povinně sdělovaných informací (ekonomická situace, činnost, právní postavení, pracovní podmínky, rovné zacházení, volná místa aj.) stanoví § 279§ 279 § 279(1) Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance o a) ekonomické a finanční situaci zaměstnavatele a jejím pravděpodobném vývoji, b) činnosti zaměstnavatele, jejím pravděpodobném vývoji, jejích důsledcích na životní prostředí a jeho ekologických opatřeních, c) právním postavení zaměstnavatele a jeho změnách, vnitřní…Oficiální znění ↗. Informace o ekonomické a finanční situaci a o činnosti se nevztahují na zaměstnavatele s méně než 10 zaměstnanci (§ 279§ 279 § 279(1) Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance o a) ekonomické a finanční situaci zaměstnavatele a jejím pravděpodobném vývoji, b) činnosti zaměstnavatele, jejím pravděpodobném vývoji, jejích důsledcích na životní prostředí a jeho ekologických opatřeních, c) právním postavení zaměstnavatele a jeho změnách, vnitřní…Oficiální znění ↗ odst. 2).

Dohody mimo pracovní poměr (DPP/DPČ)

U dohod konaných mimo pracovní poměr platí obdobná informační povinnost (§ 77§ 77 Dohoda o pracovní činnosti(1) Dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti musí být uzavřena písemně; jedno vyhotovení této dohody zaměstnavatel vydá zaměstnanci. (2) Není-li v tomto zákoně stanoveno jinak, vztahují se na právní vztah založený dohodou o provedení práce a dohodou o pracovní činnosti ustanovení o pracovním poměru s výjim…Oficiální znění ↗, resp. § 77a§ 77a). U dohod však elektronické doručování s fikcí doručení neplatí – je třeba počítat s odlišným režimem.

Vysílání do zahraničí (§ 38§ 38 Informování zaměstnanců vysílaných na území jiného státu(1) Od vzniku pracovního poměru je a) zaměstnavatel povinen přidělovat zaměstnanci práci podle pracovní smlouvy, platit mu za vykonanou práci mzdu nebo plat, vytvářet podmínky pro plnění jeho pracovních úkolů a dodržovat ostatní pracovní podmínky stanovené právními předpisy, smlouvou nebo stanovené vnitřním předpisem, …Oficiální znění ↗)

Při vyslání zaměstnance na území jiného státu se uplatní rozšířená informační povinnost podle § 38§ 38 Informování zaměstnanců vysílaných na území jiného státu(1) Od vzniku pracovního poměru je a) zaměstnavatel povinen přidělovat zaměstnanci práci podle pracovní smlouvy, platit mu za vykonanou práci mzdu nebo plat, vytvářet podmínky pro plnění jeho pracovních úkolů a dodržovat ostatní pracovní podmínky stanovené právními předpisy, smlouvou nebo stanovené vnitřním předpisem, …Oficiální znění ↗ – obsahuje další náležitosti nad rámec standardní informace dle § 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗.

Praktická doporučení

• Dodržte 7denní lhůtu od vzniku pracovního poměru (= den nástupu dle smlouvy) pro písemnou informaci podle § 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗.
• Využijte odkaz na předpis (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 2) pro položky c)–i) a k) – ale ověřte, že odkazované dokumenty jsou zaměstnanci dostupné.
• U elektronické formy zajistěte uložitelnost a tisknutelnost a uchovejte doklad o předání; pro fikci doručení je u pracovního poměru třeba písemný souhlas.
• Při změnách informujte bez zbytečného odkladu, nejpozději ke dni účinnosti změny (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 3).
• Při nástupu prokazatelně seznamte zaměstnance s pracovním řádem, vnitřními předpisy, kolektivní smlouvou a BOZP (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 5, § 103§ 103 POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE, PRÁVA A POVINNOSTI ZAMĚSTNANCE(1) Zaměstnavatel je povinen a) nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti, b) informovat zaměstnance o tom, do jaké kategorie byla jím vykonávaná práce zařazena; kategorizaci prací upravuje zvláštní právní předpis32), c) za…Oficiální znění ↗) – ideálně s podpisem nebo elektronickým záznamem.

Časté chyby

• Záměna informace a ujednání. Informační povinnost dle § 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ je odlišná od sjednání náležitostí ve smlouvě. O údajích, které jsou jen předmětem informování, lze zaměstnance při změně pouze informovat; změna sjednaných náležitostí naopak vyžaduje dohodu obou stran.
• Spoléhání na ústní sdělení. Bez prokazatelného záznamu hrozí, že zaměstnavatel nedoloží splnění povinnosti.
• Opomenutí krátkých poměrů a dohod. U poměrů kratších než 1 měsíc se písemná informace neuplatní; u DPP/DPČ neplatí elektronická fikce doručení.
• Riziko sankcí. Nesplnění informační povinnosti může být přestupkem na úseku pracovního poměru a dohod podle zákona o inspekci práce (č. 251/2005 Sb.); konkrétní skutkovou podstatu i výši pokuty je vhodné samostatně ověřit.

Pomůckou pro praxi jsou vzory informací o obsahu pracovního poměru a o DPP/DPČ, které zveřejnilo MPSV na svých webových stránkách.